1.1 Vorbereitung, Einberufung und Durchführung von Wohnungs-eigentümerversammlungen (WEV)

Vorbereitung der ordentlichen WEV durch Anmietung eines Tagungsraumes auf Kosten der Eigentümergemeinschaft, Erstellen einer Anwesenheitsliste, ggf. Erarbeiten von Beschlussvorlagen

Einberufung der ordentlichen WEV, zu der alle Wohnungseigentümer unter Einhaltung einer Frist von wenigstens 14 Tagen – soweit nicht die Gemeinschaftsordnung eine längere Frist vorschreibt – schriftlich unter Angabe der Tagesordnung zu laden sind. Die Einladung ist an die letzte, dem Verwalter bekannte Adresse des jeweiligen Wohnungseigentümers zu versenden

Teilnahme an einer Verwaltungsbeiratssitzung zur Vorbereitung der ordentlichen WEV mit Erörterung von Tagungsort, Tagungszeitpunkt und Tagesordnung

Leitung und organisatorische Abwicklung (z. B. Feststellung der Beschlussfähigkeit und der Abstimmungsergebnisse sowie deren Bekanntgabe) der ordentlichen WEV, die auch während der üblichen Geschäftszeiten des Verwalters abgehalten werden kann

1. Allgemeine kaufmännische Geschäftsführung

Stellungnahme zu allen Tagesordnungspunkten in der ordentlichen WEV

Erstellung einer Niederschrift über die Versammlung in Form eines Ergebnisprotokolls sowie Vorlage beim Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats – soweit vorhanden – und bei einem Wohnungseigentümer zur Unterschrift

Gewährung der Einsichtnahme in Niederschriften


Besondere Leistungen:

Vorbereitung, Einberufung und Durchführung weiterer WEV mit den o.a. Grundleistungen, soweit diese nicht aufgrund schuldhaften Verhaltens des Verwalters erforderlich sind

Versendung von Ablichtungen der Niederschrift über die WEV an jeden Wohnungseigentümer


1.2 Durchführung von Beschlüssen der Wohnungseigentümer

Durchführung von Beschlüssen, die Tätigkeiten des Verwalters im Rahmen der sonstigen Grundleistungen erfordern


Besondere Leistungen:

Durchführung von Beschlüssen, die Tätigkeiten des Verwalters außerhalb des Rahmens der sonstigen Grundleistungen erfordern (Sonderaufgaben)


1.3 Allgemeine Betreuung der Wohnungseigentümer in gemeinschaftlichen Angelegenheiten

Mitwirkung an der Aufstellung und Änderung von Haus- und Nutzungsordnungen für im gemeinschaftlichen Eigentum stehende Einrichtungen und Anlagen (z. B. Waschküche, Fahrstuhl)

Überwachung der Einhaltung der jeweils gültigen Haus- und Nutzungsordnungen sowie deren Durchsetzung, ggf. durch beauftragte Dritte (z. B. den Hausmeister oder Bewachungspersonal) auf Kosten der Eigentümergemeinschaft

Teilnahme an zwei Verwaltungsbeiratssitzungen jährlich (ohne Rechnungsprüfung) während der üblichen Bürozeiten

Mündliche und schriftliche Auskunftserteilung gegenüber der Eigentümergemeinschaft einschließlich der Gewährung der Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen sowie gegenüber einzelnen Wohnungseigentümern; die hieran ein berechtigtes Interesse haben

Führung der erforderlichen Korrespondenz

Es wird ein fortlaufendes aktuelles Protokoll geführt und allen Eigentümern zugänglich gemacht!


Besondere Leistungen:

Teilnahme an Verwaltungsbeiratssitzungen außerhalb der üblichen Bürozeiten

Teilnahme an weiteren – mehr als zwei jährlich – Verwaltungsbeiratssitzungen

Erstellen und Versenden von Ablichtungen im Rahmen von Auskunfts- und Informationspflichten des Verwalters

Bearbeitung von allen Eigentumsübergängen, einschließlich einer etwaigen Zustimmung zur Veräußerung

1.4 Vorbereitung des Abschlusses von Verträgen und Überwachung ihrer ordnungsmäßigen Durchführung

Beratung über Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit des Abschlusses von Verträgen

Einholung von Angeboten, bei Personal ggf. Insertion, auf Kosten der Eigentümergemeinschaft

Stichprobenweise Überwachung der ordnungsmäßigen Durchführung der Verträge, ggf. durch Beauftragte der Eigentümergemeinschaft wie z. B. den Hausmeister


Besondere Leistungen:

Beiziehung von Sonderfachleuten für die Vorbereitung und Überwachung der ordnungsmäßigen Durchführung von Verträgen, soweit hierzu Kenntnisse erforderlich sind, die über die eines erfahrenen Kaufmanns in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft hinausgehen


1.5 Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen

geordnete Aufbewahrung sämtlicher Verwaltungsunterlagen, die zur ordnungsmäßigen Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums während des Bestehens der Eigentümergemeinschaft erforderlich sind, z. B. Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung, Haus- und Nutzungsordnungen, Eigentümerlisten, Niederschriften über Eigentümerversammlungen, Ausfertigungen gerichtlicher Entscheidungen und behördlicher Verwaltungsakte, Aufteilungspläne, Bestandspläne, Schließpläne, Sicherungsscheine, Generalschlüssel, Betriebsanleitungen usw.

geordnete Aufbewahrung sonstiger Verwaltungsunterlagen, insbesondere der Verträge mit Dritten, Abrechnungen, Buchhaltungsunterlagen mit Konten, Buchungsbelege und Bankauszüge, solange sie unmittelbare Auswirkungen haben und bis zur vollständigen Abwicklung der jeweiligen Verträge

im übrigen Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen in entsprechender Anwendung der steuerlichen Vorschriften, insbesondere gem. § 41 Abs. 1 S. 6 ESTG und § 147 AO; nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ist der Verwalter berechtigt, die diesbezüglichen Verwaltungsunterlagen zu vernichten, soweit die Wohnungseigentümer nichts anderes beschließen

2.1 Abschluss aller zur Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen und zweckmäßigen Verträge

Anstellungsvertrag mit einem Hausmeister und sonstigem Dienstpersonal einschließlich der Erstellung objektbezogener Dienstanweisungen, ggf. Vertrag mit einem Hausmeisterserviceunternehmen Versicherungsverträge: Brandversicherung, Leitungswasser- und Sturmversicherung, Haus- und Grundbesitzhaftpflichtversicherung (bei Vorhandensein eines Öltanks)

Wartungsverträge: z. B. für Heizungsanlage, Lüftungsanlage, Fahrstuhl, Gemeinschaftsantenne

Mietverträge über Teile des gemeinschaftlichen Eigentums, z. B. Kfz-Stellplätze im Freien oder eine Hausmeisterwohnung, ggf. auch die Anmietung einer im Sondereigentum eines Wohnungseigentümers stehenden Wohnung und deren Weitervermietung an den Hausmeister

Verträge über die Anschaffung von Gebrauchsgegenständen, die der ordnungsmäßigen Bewirtschaftung des gemeinschaftlichen Eigentums dienen, z. B. Gartengeräte, Hausmeisterwerkzeug

Energielieferungsverträge z. B. über die Lieferung von Strom, Wasser, Gas oder ggf. über den Einkauf von Heizöl

Werkverträge zur ordnungsmäßigen Erfüllung der Verpflichtung zur Instandhaltung und Instandsetzung, insbesondere mit Bauhandwerkern, Ingenieuren und Architekten

Verträge mit Kreditinstituten über die Aufnahme von Darlehen bis zur Höhe von xxx der Summe des beschlossenen Gesamtwirtschaftsplanes, soweit die Eigentümergemeinschaft nicht etwas anderes beschließt

Verträge mit Kreditinstituten über die Führung von Bankkonten, Verwaltung eines Depots und Anlage von Geldern

Verträge mit einer Heizungsabrechnungsfirma über die Erstellung einer Heizkostenabrechnung

Sonstige zur ordnungsmäßigen Verwaltung erforderlichen oder zweckmäßigen Verträge


2.2 Beendigung, insbesondere Kündigung der in Ziff. 2.1 genannten Verträge

2. Juristische Verwaltung

2.3 Teilnahme am rechtsgeschäftlichen Verkehr als Vertreter der Wohnungseigentümer

Abgabe von Willenserklärungen und Vornahme von Rechtshandlungen, die mit der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zusammenhängen, insbesondere die Abgabe der Erklärungen, die zur Herstellung einer Fernsprechteilnehmereinrichtung, einer Rundfunkempfangsanlage oder eines Energieversorgungsanschlusses zugunsten eines Wohnungseigentümers oder der Eigentümergemeinschaft erforderlich sind. Ebenso die Abgabe sachdienlicher Erklärungen gegenüber dem jeweiligen Versicherer bei Eintritt eines Versicherungsfalles

Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen, soweit sie an alle Wohnungseigentümer in dieser Eigenschaft gerichtet sind

(c) Durchführung von Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonst. Rechtsnachteils erforderlich sind


Besondere Leistungen:

Erteilung von Informationen an die Wohnungseigentümer über wesentliche Vorgänge, insbesondere über den Inhalt von zugestellten, gegen die Wohnungseigentümer gerichteten Klagen oder Anträgen in Wohnungseigentumssachen

Beauftragung und Information eines Rechtsanwaltes zur Durchführung der Maßnahmen gem. lit. c)


2.4 Gerichtliche Vertretung der Wohnungseigentümer

Beratung der Eigentümer über Notwendigkeit oder Zweckmäßigkeit der Einleitung gerichtlicher Verfahren

Beauftragung eines Rechtsanwalts mit der Vertretung der Wohnungseigentümer

(c) Führung des Verkehrs mit dem, Namens der Wohnungseigentümer beauftragten Rechtsanwalts, insbesondere dessen Information bei Anträgen auf Zahlung rückständigen Hausgeldes an die Wohnungseigentümergemeinschaft


Besondere Leistungen:

Leistungen gem. lit. c) in anderen gerichtlichen Verfahren, z. B. im Beweissicherungsverfahren wegen Mängel am Gemeinschaftseigentum, im Klageverfahren wegen Restfertigstellung, Nachbesserung und Gewährleistung

Vertretung der Wohnungseigentümer in mündlichen Verhandlungen

Teilnahme an Verfahren in Wohnungseigentumssachen, an denen der Verwalter kraft Gesetzes beteiligt ist

Vertretung in öffentlich-rechtlichen Verfahren, z. B. zur Grundstücksgestaltung der in Zusammenhang mit Baugenehmigungsverfahren von Grundstücksnachbarn

3.1 Einrichtung und Unterhaltung einer nach kaufmännischen Grundsätzen geführten Buchhaltung

Datenerfassung und Datenpflege

Führung der erforderlichen Personen- und sachbezogenen Konten zur Überwachung der Zahlungsverpflichtungen der Wohnungseigentümer sowie der Einhaltung des Wirtschaftsplans

Geordnete Aufbewahrung der Belege

Einrichtung und Führung einer vorschriftsmäßigen Lohnbuchhaltung


Besondere Leistungen:

Erstellung einer ordnungsmäßigen Buchhaltung für Zeiträume, in denen ein Dritter das Amt des Verwalters inne hatte


3.2 Rechnungswesen

kaufmännische Rechnungsprüfung

Bewirken der Zahlungen, soweit möglich durch Überweisung und unter Nutzung etwa gewährter Skonti

Abrechnung einer etwa vorhandenen Hausmeisterkasse sowie der Erlöse aus Waschmünzenverkäufen

Abrechnung der Benutzungsgebühren für Gemeinschaftseinrichtungen

Abrechnung der Mieten aus der Vermietung von Teilen des gemeinschaftlichen Eigentums


Besondere Leistungen:

Tätigkeiten gem. lit. a) – e) in bezug auf Rechnungen und Zahlungen, die nicht das gemeinschaftliche Eigentum insgesamt (Sonderbetriebsausgaben) oder die einen Zeitraum betreffen, in denen ein Dritter das Verwalteramt inne hatte


3.3 Wirtschaftsplan und Einziehung von Hausgeldern

Aufstellung eines Wirtschaftsplans für das laufende Geschäftsjahr

Berechnung, Abruf und Einziehung des Hausgeldes auf der Grundlage des von den Wohnungseigentümern beschlossenen Wirtschaftsplanes; die Wohnungseigentümer verpflichten sich insoweit, am Lastschriftverfahren teilzunehmen

Buchungsgemäße Verarbeitung von Veränderungen der Hausgeldzahlungspflicht aufgrund beschlossener Wirtschaftspläne


Besondere Leistungen:

Anmahnen rückständiger Hausgelder

Berechnung, Anforderung und Einforderung von Zahlungen außerhalb des Wirtschaftsplanes (Sonderumlagen)

Zusätzliche Tätigkeiten aufgrund Nichtteilnahme am Lastschriftverfahren der Wohnungseigentümer

3. Finanz- und Vermögensverwaltung

3.4 Rechnungslegung und Jahresabrechnung

Erstellung der Jahresabrechnung in Form einer Gesamtabrechnung und einer Aufteilung des Abrechnungsergebnisses für jeden Wohnungseigentümer (Einzelabrechnung) und zwar – soweit möglich – unter Einbeziehung der Heizkostenabrechnung, die von einer mit der Ablesung und Abrechnung auf Kosten der Eigentümergemeinschaft zu beauftragenden Wärmedienstfirma zu erstellen ist

Anforderung und Einbeziehung der sich aus der beschlossenen Abrechnung ergebenden Fehlbeträge, sowie Auszahlung der sich aus der beschlossenen Abrechnung ergebenden Guthaben

Buchungsmäßige Verarbeitung der Ergebnisse der beschlossenen Abrechnung

Teilnahme an der Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat


Besondere Leistungen:

Teilnahme an der Prüfung der Jahresabrechnung durch beauftragte Sonderfachleute, z. B. durch einen Sachverständigen oder einen Wirtschaftsprüfer

Rechnungslegung während des Geschäftsjahres außerhalb der Jahresabrechnung

Erstellung von Abrechnungen und Erteilung von Auskünften, die ein Wohnungseigentümer für die Nebenkostenabrechnung mit seinem Mieter benötigt


3.5 Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder

Eröffnung und Führung eines Hausgeldkontos und eines Instandhaltungsrückstellungskontos bei einem oder mehreren Kreditinstituten; beide Konten sind als offene Fremdkonten zu führen, deren Inhaber also sämtliche Mitglieder der Eigentümergemeinschaft sind; beide Konten sind getrennt vom Vermögen des Verwalters und vom Vermögen Dritter zu führen

Überweisung der Instandhaltungsrückstellung spätestens zum Ende des Wirtschaftsjahres, wobei der Verwalter berechtigt ist, die Mittel der Instandhaltungsrückstellung zur Abdeckung kurzfristiger Liquiditätsengpässe auf dem Hausgeldkonto in Anspruch zu nehmen


Besondere Leistungen:

Eröffnung und Führung weiterer Konten und Depots (B)

4.1 Durchführung der für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung sowie in sonstigen dringenden Fällen der zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen

Überwachung des baulichen Zustands des gemeinschaftlichen Eigentums

Beratung der Eigentümergemeinschaft über die Notwendigkeit der Vornahme von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten

Einholung von Kostenvoranschlägen

Überwachung der Arbeiten

Technische Rechnungsprüfung

Abnahme der Arbeiten

Rüge festgestellter Mängel

Organisation und Überwachung der Personen, die mit der Erfüllung von Verkehrssicherungspflichten beauftragt sind


Besondere Leistungen:

Tätigkeiten gem. lit. c) bis g) bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten, deren Durchführung die Zuziehung eines Sonderfachmanns erfordern oder deren Auftragssumme einen Betrag von EUR xxx,-- übersteigt. Ab EUR xxx,-- Überwachung durch Fachmann


4.2 Durchführung baulicher Änderungen (Umbauten, Ausbauten, Modernisierungen)

Stellungnahme zu beabsichtigten baulichen Veränderungen


Besondere Leistungen:

sämtliche über lit. a) hinausgehenden Leistungen


4.3 Abnahme des gemeinschaftlichen Eigentums und Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen gegen den Veräußerer

Beratung über den Inhalt zweckmäßiger Beschlussfassungen
Beratung über die Hinzuziehung von Sonderfachleuten


Besondere Leistungen:

Teilnahme an der Abnahme unter Beiziehung eines Sachverständigen

Vorbereitung der außergerichtlichen und gerichtlichen Geltendmachung von Ansprüchen der Wohnungseigentümer auf Restfertigstellung, Nachbesserung, Gewährleistung

Beauftragung und Koordinierung von Sonderfachleuten, z. B. von Sachverständigen und Rechtsanwälten

4. Technische Verwaltung